Как установить деловой контакт

Специфические черты японской практики деловых отношений

Аналогично другим странам мира Япония имеет свою национальную практику деловых отношений. Знание некоторых принципиальных различий между японской деловой практикой и практикой деловых отношений в Вашей стране может во многих случаях помочь избежать неловкости из-за нарушения этикета или ненужных трудностей. Однако, незнание японской практики деловых отношений не должно вызывать беспокойство у иностранных предпринимателей, вступающих в переговоры с японской компанией.

Поддержание деловых контактов за счет межличностного общения

Эффективным средством выхода на японский рынок могут стать существующие неформальные контакты и политика, направленная на формирование новых связей. Таким образом, межличностное общение с потенциальными деловыми партнерами, коллегами и клиентами может нести в себе большие выгоды для иностранных компаний. Нельзя сразу преуспеть в установлении дружеских связей, это длительный процесс, и Вам потребуется терпение. Однако, Ваше стремление к развитию дружеских отношений продемонстрирует серьезность Вашего намерения работать в Японии, а также может приносить выгоду в течение многих последующих лет. Такие отношения совершенно отличаются от обычных деловых связей, которые можно и следует эффективно использовать на этапе поиска и установления новых контактов.

Организационная структура

Хотя иногда кажется, что организационная структура японских компаний аналогична организации компаний в других странах, существует ряд принципиальных отличий, которые на первый взгляд не видны. Примечательным примером является существование формальных и неформальных механизмов связи, которые позволяют передавать информацию с нижних уровней организации высшему руководству через руководство среднего звена. Благодаря этому механизму сотрудник более низкого ранга, работающий в важном подразделении, может иметь больше влияния, чем лицо более высокого ранга.

Ранги и должности

Принцип коллективного принятия решений также предопределяет численность японской делегации, которая обычно значительно превосходит численность иностранных делегаций за счет включения в ее состав представителей всех отделов и уровней руководства. К сожалению, отсутствует единый стандарт перевода званий и должностей, существующих в японских компаниях. Поэтому Вы можете столкнуться с тем, что в делегации будет пять бизнесменов, на визитной карточке каждого из которых по-английски будет написано "Менеджер", несмотря на очевидную разницу в возрасте и положении. В других случаях Вы можете обнаружить, что различные фирмы переводят одну и ту же японскую должность разными английскими терминами.

Выработка консенсуса и система Ринги

Одной из специфических черт организации деятельности японских компаний, которая может неблагоприятно повлиять на переговорный процесс является принцип коллективного принятия решений, известный как ринги. Ринги - это многоступенчатая процедура выработки консенсуса, которая часто включает сложный комплекс переговоров, служащих для рассмотрения различных точек зрения и их согласования. Эта система предусматривает рассылку предложений заинтересованным сторонам на уровне отдела, подразделения и корпорации. После рассылки предложения обычно проводятся подробные обсуждения деталей плана с тем, чтобы выработать "групповое сознание" и достичь единомыслия для принятия соответствующего курса действий.

Терпение - это добродетель

Непонимание того, сколько времени требуется японской компании для формулирования ответа на предложение, является одной из наиболее распространенных причин разочарования, которое испытывают иностранные предприниматели, пытающиеся вести дела в Японии. Иностранные предприниматели часто приезжают в Японию, ожидая, что им удастся очень быстро провести успешные переговоры с японскими партнерами. Однако, такое мнение неоправданно оптимистично даже при наличии установленных каналов общения. В зависимости от важности обсуждаемого вопроса переговоры могут проходить в несколько раундов и продолжаться в течение нескольких месяцев. В некоторых случаях, когда необходимо обсуждение вопроса с государственными должностными лицами или другими компаниями, процедура принятия решения может быть еще более сложной и, соответственно, более продолжительной.

Как принять японского партнера

Ваши потенциальные партнеры могут пожелать посетить Вашу компанию в Вашей стране. Пригласите их посетить Вас в любое удобное для них время и будьте готовы обеспечить им размещение в гостинице и питание. Неформальное общение, включая развлечения, помогает людям узнать друг друга и выработать доверие. При необходимости, обеспечьте услуги переводчика и назначьте координатора визита для организации конкретных мероприятий. Прежде, чем отправить приглашение, изучите японский деловой протокол и ознакомьте с ним всех сотрудников Вашей компании перед приездом Ваших гостей.

Визит в Японию

Выразив готовность посетить Японию, Вы действенным образом продемонстрируете свою преданность партнерским отношениям и решимость вести дела в Японии. Предложите Вашим потенциальным партнерам посетить их, чтобы лично рассказать о Вашей компании и деловом предложении, а также ответить на их вопросы. Это даст Вашим японским партнерам возможность узнать Вас. Однако, прежде чем отправиться в Японию, Вам следует изучить японский деловой протокол и усвоить его положения.

Предоставление информации

Японские предприниматели часто стремятся получить как можно больше подробной информации и печатных материалов об иностранной компании. Эта информация может включать резюме членов руководства компании, опыт работы компании, финансовую информацию и т.д.

Как правильно проявить инициативу

Общение по телефону между представителями разных языковых культур часто приводит к недоразумениям и разочарованиям. Поэтому предпочтительней обмениваться письменной корреспонденцией. Письмо и материалы, переведенные на хороший японский язык, послужат демонстрацией Вашего уважения к Японии и обеспечат точную передачу предоставляемой Вами информации. Техническую информацию следует предоставлять на английском языке, что значительно облегчит ее понимание.

Организация представления Вашей компании

Многие с удовольствием предоставят Вам свои услуги по представлению Вашей компании: люди, с которыми Вы встречались в торговых организациях, торгово-промышленных советах, культурных обществах, академических собраниях, государственных органах и представительствах ДЖЕТРО.

Как организовать встречу с потенциальным деловым партнером

Как уже было сказано, в Японии, как и в странах с другими культурными традициями, чаще всего в деловые отношения вступают люди, знающие друг друга. Звонки без предварительной договоренности и письма, посланные без предварительного представления отправителя, не срабатывают.

Как установить деловой контакт

При выходе на японский рынок один из первых шагов заключается в установлении контакта с потенциальными дистрибьюторами или покупателями Вашей продукции. Несмотря на то, что в результате процесса интернационализации рынка этот первый шаг теперь сделать легче, чем раньше, продолжают существовать некоторые тонкости, о которых следует знать иностранному предпринимателю.